Офисные технологии совершенствуются, потребности пользователей меняются каждый день. Современная инфраструктура печати представляет собой запутанную сеть из принтеров, многофункциональных устройств и сканеров, которыми никто не управляет и не адаптирует под текущие потребности.
Концепция Аутсорсинга сервиса печати — это сочетание консалтинга, печатного оборудования, программных решений и систем документооборота, которое позволяет эффективно создавать документы и управлять их потоками.
Концепция Аутсорсинга сервиса печати — это сочетание консалтинга, печатного оборудования, программных решений и систем документооборота, которое позволяет эффективно создавать документы и управлять их потоками.
Концепция аутсорсинга сервиса печати состоит из 4 основных этапов:
Аудит печатной техники и процессов печати:
Аудит- Создание Рабочей группы
- Сбор предварительной информации:
- Парк печатных устройств
- Объемы печати и загруженности
- Себестоимость печати и расходы на обслуживание
- Проведение анкетирования и определение соответствия оборудования требованиям пользователя
- Определение Политики печати и требований:
- К размещению оборудования
- К функциональности оборудования
- К сервису печати
- К конфиденциальности
- К эргономике
Предложение решения:
Решение
- Согласование целевой стоимости отпечатка:
- Собственное или арендованное оборудование
- Стоимость запасных частей и расходных материалов
- Использование специализированного ПО
- Использование считывателей карт доступа
- Стоимость технического обслуживания
- Разработка предложений по оптимизации процесса печати:
- Собственное или арендованное оборудование
- Количество и комплектация МФУ
- Тип МФУ: полноцветное или Ч-Б, А3 или А4
- Тип специализированного ПО по управлению документопотоком
- Требования к серверному оборудованию
Реализация проекта:
Реализация- Разработка Технического Задания
- Проведение Стендовых испытаний:
- В офисе ДИМИ или на оборудованном рабочем месте Заказчика
- Разработка и реализация Пилотного Проекта:
- На территории Заказчика устанавливается оборудование и ПО, необходимое для эффективной работы одного из отделов, в соответствии с предложенным решением
- Анкетирование по завершению
- Разработка и реализация Технорабочего Проекта:
- Коррекция решения по результатам Анкетирования
- Коммерческое Предложение
- ТЗ для тендера
- Заключение Контракта
- Поставка оборудования в соответствии с Контрактом
Управление процессами печати:
Управление
- Контроль
- Мониторинг всех сетевых и локальных устройств для контроля состояния техники и диагностики неисправности
- Онлайн-доступ к актуальной информации о статусе, показателе производительности, объемах печати и условиях контракта
- Улучшение:
- Регулярные отчеты об управлении процессом печати
- Управление парком техники
- Регулярные встречи и активный поиск вариантов дальнейшей оптимизации